Youtube Instagram Phản hồi E-office Lịch công tác
E-office Lịch công tác
       
  31/10/2019 20:50        

Thủ tục Tổ chức thi các chứng chỉ Ngoại ngữ, Tin học (Mã số quy trình: QT.03-TTNNTH)

Thủ tục Tổ chức thi các chứng chỉ Ngoại ngữ, Tin học

- Có 01 quy trình thực hiện (Mã số quy trình: QT.03-TTNNTH)
- Thời gian giải quyết: 11 tuần.
- TTHC được công bố tại Quyết định số 844/QĐ-ĐHKH ngày 26/10/2020 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khánh Hòa.

Bước

Thực hiện

Trách nhiệm

Nội dung công việc

Biểu mẫu/
Kết quả

Thời gian

Bước 1

Thông báo kế hoạch tổ chức thi

Giám đốc Trung tâm, Chuyên viên phụ trách

Trình tự thực hiện:
1. GĐTT ban hành kế hoạch tổ chức kỳ thi (04-05 tuần trước ngày thi)
2. CVPT thông báo kế hoạch tổ chức thi trên website, facebook, Bảng thông báo của Trung tâm. (03-04 tuần trước ngày thi)
(Chuyển bước 2)

- BM.01_QT.03_TTNNTH/
Kế hoạch tổ chức kỳ thi

(Tải về)

01 tuần

Bước 2

Tiếp nhận đăng ký

CVPT, Giáo vụ TT

Tiếp nhận đăng ký thi (03 tuần trước ngày thi)
(Chuyển bước 3)

- BM.02_QT.03_TTNNTH/
Đơn đăng ký dự thi
- BM.03_QT.03_TTNNTH/
Hóa đơn

(Tải về)  

02 tuần

Bước 3

Tổ chức thi

Hiệu trưởng,
GĐTT, Phòng Tổ chức hành chính, Hội đồng thi, CVPT, GVTT

Trình tự thực hiện:
1. GĐTT trình HT ban hành quyết định thành lập hội đồng thi đối với những kỳ thi cấp chứng chỉ, chứng nhận; sát hạch trình độ đầu vào, trình độ đầu ra. (02 tuần trước ngày thi)
2. P.TCHC tham mưu HT ban hành quyết định thành lập Hội đồng thi
3. Ban đề thi ra đề thi và đáp án theo mẫu. (02 tuần trước ngày thi)
4 GĐTT thông báo nhiệm vụ tới các cán bộ liên quan đến kỳ thi.
5. Hội đồng thi tiến hành bốc thăm đề thi chính thức. (01 ngày)
6. Ban thư ký nhân đề và niêm phong theo quy định. (01 ngày)
7. CVPT lập danh sách dự thi; thông báo chính thức thời gian thi, phòng thi, danh sách thi, buổi thi cho thí sinh dự thi trên Website, Facebook, Bảng thông báo của Trung tâm. (01 ngày)
8. CVPT, GVTT chuẩn bị hồ sơ cho buổi thi. (02 ngày trước ngày thi). Hồ sơ cho một phòng thi gồm có:
- Biên bản bàn giao đề thi
- Biên bản mở đề thi
- Danh sách phòng thi…
9. Tổ chức thi theo lịch.
10. Ban thư ký nhận, lưu và bảo mật bài thi theo đúng quy định.
(Chuyển bước 4)

- BM.04_QT.03_TTNNTH/
Tờ trình.
- BM.05_QT.03_TTNNTH/
Quyết định thành lập hội đồng thi.
- BM.06_QT.03_TTNNTH/
Định dạng và mẫu đề thi, đáp án
- BM.07_QT.03_TTNNTH/
Sổ giao nhận đề thi và đáp án.
- BM.08_QT.03_TTNNTH/
Biên bản bốc thăm đề thi
- Đề thi chính thức.
- BM.09_QT.03_TTNNTH/
Hồ sơ thi
- Bản in email của GĐTT phân công nhiệm vụ kỳ thi cho GV.

(Tải về)  

02 tuần

Bước 4

Chấm thi, công bố kết quả

Hội đồng thi, CVPT, GVTT

Trình tự thực hiện:
1. Ban thư ký tạo phách và giao bài thi cho Ban chấm thi. (02 ngày)
2. Ban chấm thi chấm bài thi, cùng đối chiếu kết quả, thống nhất điểm và ký bảng điểm chấm thi. (07 ngày)
3. Ban thư ký xử lý, công bố kết quả chấm thi trên Website, Facebook, Bảng thông báo của Trung tâm và thời gian tiếp nhận đơn phúc khảo bài thi. (03 ngày)
4. CVPT, GVTT tiếp nhận và tổng hợp đơn phúc khảo bài thi gửi Chủ tịch HĐ thi (nếu có). (03 ngày sau khi công bố kết quả chấm thi)
5. Ban chấm thi chấm phúc khảo bài thi (nếu có). (04 ngày)
6. Ban thư ký xử lý kết quả, trình Chủ tịch HĐ thi ký duyệt bảng điểm thi chính thức. (03 ngày)
7. CVPT công bố bảng điểm thi chính thức trên Website, Facebook, Bảng thông báo của Trung tâm. (01 ngày) (Chuyển bước 5)

- BM.10_QT.03_TTNNTH/
Danh sách phách
- BM.11_QT.03_TTNNTH/
Biên bản bàn giao bài thi
- BM.12_QT.03_TTNNTH/
Bảng điểm
- BM.13_QT.03_TTNNTH/
Đơn phúc khảo.
- BM.14_QT.03_TTNNTH/
Bảng điểm phúc khảo
- BM.15_QT.03_TTNNTH/
Bảng điểm chính thức

(Tải về)  

04 tuần

Bước 5

Công nhận kết quả và cấp phát chứng chỉ

HT, GĐTT, Hội đồng văn bằng chứng chỉ, CVPT, GVTT

Trình tự thực hiện:
1. GĐTT trình HT quyết định công nhận kết quả thi và danh sách thí sinh thi Chứng chỉ có kết quả đạt. (02 ngày)
2. HT ban hành quyết định công nhận kết quả thi và danh sách thí sinh thi Chứng chỉ có kết quả đạt. (03 ngày)
3. GĐTT lập đề xuất cấp phôi CC, trong đó xác định rõ số lượng, thể loại chứng chỉ, lý do cấp phôi… gửi Hội đồng VBCC. (01 ngày)
4. Hội đồng VBCC thực hiện theo Quy trình Quản lý cấp phát VBCC (03 ngày)
5. CVPT tiếp nhận phôi CC từ Hội đồng VBCC và in CC theo quyết định và danh sách kèm theo. (02 ngày)
6. GĐTT kiểm tra CC đã in so với quyết định, ký. (01 ngày)
7. GVTT đóng dấu vào văn bằng, chứng chỉ đã được GĐTT ký. (01 ngày)
8. CVPT cập nhật vào sổ cấp phát CC (01 ngày).
9. GVTT phát CC: Thí sinh phải xuất trình CMND hoặc giấy tờ tùy thân (hợp lệ) khi nhận CC và ký, ghi rõ họ tên vào sổ cấp phát CC. Quản lý, lưu trữ CC thí sinh chưa nhận theo đúng quy định, đảm bảo an toàn, tránh bị thất lạc hoặc hư hỏng.
10. GVTT tiếp nhận và tổ chức lưu trữ hồ sơ toàn bộ quy trình.
(Kết thúc quy trình)

- BM.16_QT.03_TTNNTH/
Quyết định công nhận kết quả thi Chứng chỉ.
- BM.17_QT.03_TTNNTH/
Kết quả thi Chứng chỉ chính thức.
- BM.18_QT.03_TTNNTH/
Danh sách thí sinh thi Chứng chỉ có kết quả đạt.
- BM.19_QT.03_TTNNTH/
Tờ trình cấp phôi.
- BM.20_QT.03_TTNNTH/
Sổ cấp phát chứng chỉ.

(Tải về)  

02 tuần


- Sử dụng hệ thống E-Office để luân chuyển hồ sơ giữa các cá nhân trong quá trình thực hiện quy trình.
- Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Ngoại ngữ & Tin học:
1. Danh sách thí sinh dự thi, bảng điểm, quyết định phê duyệt kết quả thi, danh sách thí sinh được cấp chứng chỉ, sổ cấp phát chứng chỉ lưu trữ vĩnh viễn.
2. Đề thi, đáp án, bài thi của thí sinh; các biên bản của Hội đồng thi, biên bản xử lý trong khi thi, các quyết định thành lập Hội đồng thi; báo cáo tổng kết đợt thi kèm theo các biểu thống kê số liệu của Hội đồng thi; Hồ sơ phúc khảo (nếu có) lưu trữ ít nhất 02 năm. Bài thi của thí sinh có thể lưu trữ dưới dạng giấy, tệp (file), chụp màn hình hoặc các dạng khác. Dữ liệu camera phòng thi lưu trữ ít nhất 06 tháng. Sau khi hết hạn thì đơn vị lập biên bản hủy hồ sơ.
- Thành phần hồ sơ lưu:
1. Kế hoạch tổ chức kỳ thi
2. Đơn đăng ký dự thi
3. Hóa đơn
4. Tờ trình.
5. Quyết định thành lập hội đồng thi.
6. Định dạng và mẫu đề thi, đáp án
7. Sổ giao nhận đề thi và đáp án.
8. Biên bản bốc thăm đề thi
9. Đề thi chính thức.
10. Hồ sơ thi: Danh sách dự thi, danh sách ảnh dự thi, biên bản bàn giao đề thi, biên bản niêm phong, biên bản mở niêm phong, biên bản mở đề thi, biên bản xứ lý vi phạm quy chế thi, biên bản xử lý trong khi thi, danh sách xác nhận thông tin phục vụ in chứng chỉ, báo cáo tổng kết đợt thi.
11. Danh sách phách
12. Biên bản bàn giao bài thi
13. Bảng điểm
14. Đơn phúc khảo.
15. Bảng điểm phúc khảo
16. Bảng điểm chính thức
17. Quyết định công nhận kết quả thi Chứng chỉ.
18. Kết quả thi Chứng chỉ chính thức.
19. Danh sách thí sinh thi Chứng chỉ có kết quả đạt.
20. Tờ trình cấp phôi.
21. Sổ cấp phát chứng chỉ.
 

 
Tổng quan