Youtube Instagram Phản hồi E-office Lịch công tác
E-office Lịch công tác
       
  11/03/2020 10:17        

Tối ưu hóa quản trị các dịch vụ thông tin điện tử trong môi trường Thư viện đại học Việt Nam

Tóm tắt: Các dịch vụ thông tin điện tử được xây dựng trên cơ sở ứng dụng mạnh mẽ công nghệ máy tính và truyền thông để tăng cường khả năng truy cập, quản lý, sử dụng và phổ biến thông tin đến người dùng của thư viện đại học. Việc tối ưu hoá quản trị các dịch vụ thông tin điện tửsẽ tăng cường hiệu quả và tính ứng dụng của các dịch vụ thông tin. Bài viết phân tích các điều kiện để tối ưu hoá dịch vụ điện tử và các giải pháp công nghệ nhằm phát triển các dịch vụ thông tin điện tử ở thư viện đại học Việt Nam.

            Abstract: The electronic information services were established on the basis of the application of computer technology and communication in order to enhance the ability to access, manage, use and disseminate information to the library’s users. Optimizing the management of electronic information service will enhance the effectiveness and applicability of information services. This paper analyses the conditions for optimizing the electronic services and technological solutions to develop the electronic services at the university libraries in Vietnam.

Mở đầu

            Bước vào kỉ nguyên của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4, TVĐH (TVĐH) đã và đang có nhiều sự thay đổi theo chiều hướng hiện đại hoá và tự động hoá tất cả các hoạt động thư viện, trong đó có hoạt động dịch vụ. Khi TVĐH sử dụng công nghệ thông tin và viễn thông để tự động hóa tất cả các hoạt động thì việc cung cấp các dịch vụ cũng chuyển dần từ truyền thống sang cung cấp các dịch vụ điện tử thông qua máy tính, điện thoại di động trên nền tảng Internet. Sự phát triển của các DVTTĐT (DVTTĐT) tại các TVĐH đã cho phép thủ thư xử lý các thủ tục mượn trả nhanh gọn, đơn giản. Thông tin được cung cấp cho người dùng qua các thiết bị điện tử chính xác và dễ dàng. Người sử dụng dịch vụ tốn ít chi phí, thời gian để thu thập, tìm kiếm các thông tin cần thiết cho mình. [1]

1. Sự phát triển các dịch vụ thông tin điện tử trong môi trường thư viện đại học Việt Nam

1.1. Khái niệm và đặc trưng của dịch vụ thông tin điện tử

            DVTTĐT có thể được hiểu là các loại hình hoạt động dịch vụ của thư viện được triển khai dựa trên nền tảng của các thiết bị điện tử và hạ tầng công nghệ thông tin. Dịch vụ này ra đời với mục tiêu là đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng dịch vụ một cách nhanh chóng nhất thông qua các phương tiện và các công nghệ hỗ trợ. Trong môi trường giáo dục đại học, DVTTĐT vẫn mang những nét đặc trưng cơ bản là hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ thông qua các phương tiện công nghệ hỗ trợ để đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng. Tuy nhiên tính chất của hoạt động dịch vụ này có những nét đặc thù riêng:

            Thứ nhất, đơn vị tổ chức DVTTĐT là các thư viện hoặc trung tâm TTTV trực thuộc trường đại học nên mọi nhiệm vụ, mục tiêu của DVTTĐT ở TVĐH luôn gắn liền với sứ mệnh giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường.

            Thứ hai, phát triển các DVTTĐT nhằm đáp ứng các nhu cầu tin đặc thù của môi trường giáo dục đại học.

            Thứ ba, các dịch vụ có khả năng liên kết và chia sẻ đang có xu hướng xây dựng và phát triển ở TVĐH, các DVTTĐT thông minh, hiện đại đang được các TVĐH ưu tiên phát triển. Điểm đặc biệt của loại hình DVTTĐT chính là mọi hoạt động của dịch vụ đều thông qua các thiết bị công nghệ để chuyển tải thông tin tới người dùng tin. [3]

            Có thể thấy, DVTTĐT của các TVĐH nhằm mục tiêu cuối cùng là đáp ứng nhu cầu tin cho người sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên thông tin mà DVTTĐT ở TVĐH cung cấp chính là nguồn thông tin có hàm lượng khoa học cao, phục vụ cho nghiên cứu, đào tạo của các nhà khoa học, cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu và sinh viên. Các dịch vụ hướng đến đều mang tính chất hiện đại, phù hợp với môi trường giáo dục và xu thế phát triển của DVTTĐT trên thế giới.

1.2. Phân loại dịch vụ thông tin điện tử

            Các DVTTĐT hiện nay được nhiều TVĐH cung cấp cho người dùng tin (cán bộ quản lý, giảng viên, nhà nghiên cứu, sinh viên) bao gồm:

            * Nhóm dịch vụ hướng dẫn người dùng cách sử dụng thư viện

            - Giới thiệu cho người dùng tin về Thư viện, nguồn tài nguyên của thư viện, cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất, trang thiết bị, các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện…bằng video, tài liệu dạng điện tử thông qua cổng thông tin, các trang mạng xã hội. Các thông tin này cho bạn đọc biết những thông tin mới nhất về các nguồn lực của Thư viện;

            - Cung cấp các hướng dẫn dưới dạng điện tử về hình ảnh, văn bản, video nhằm giới thiệu cho người sử dụng về thời gian phục vụ, nội quy, quy trình, quy định sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện;

            - Dịch vụ cung cấp địa chỉ/ vị trí (thông qua công cụ google map): Cung cấp địa chỉ và đường đi cho người dùng tin đến thư viện mình;

            - Dịch vụ tham quan thư viện bằng công nghệ 3D: cho phép người sử dụng không cần đến trụ sở của Thư viện cũng có thể tham quan cơ sở vật chất, trang thiết bị và cách thức tổ chức Thư viện thông qua công nghệ Virtual 360.

            * Nhóm dịch vụ cung cấp thông tin, tài liệu giúp giải quyết các nhu cầu tin của người dùng tin

            - Dịch vụ yêu cầu mượn tài liệu và gia hạn mượn qua internet;

            - Dịch vụ tra cứu thông tin thư mục, tìm tin theo yêu cầu (TV cung cấp danh mục các tài liệu phù hợp trong các CSDL trong nước và nước ngoài);

            - Dịch vụ cung cấp quyền truy cập cơ sở dữ liệu: thư viện cung cấp cho người dùng tài khoản truy cập để tra cứu và sử dụng tài liệu toàn văn trong cơ sở dữ liệu. Bao gồm cơ sở dữ liệu TVĐH mua quyền truy cập từ nhà xuất bản/các đơn vị cung cấp trung gian và cơ sở dữ liệu TVĐH tự xây dựng từ các nguồn tài liệu nội sinh, các tài liệu đã mua bản quyền tác giả.

            - Dịch vụ cung cấp tài liệu toàn văn: Nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong đó có Internet việc truy cập vào các cơ sở dữ liệu thư mực trở nên dễ dàng, do đó đã khiến nhu cầu sử dụng dịch vụ cung cấp tài liệu toàn văn tăng nhanh. Khi các cơ sở dữ liệu đã giúp người dùng tin tìm được những trích dẫn thư mục của tài liệu thì sẽ xuất hiện nhu cầu được đọc toàn văn phần nội dung tài liệu họ cần. Dịch vụ này đã góp phần đáng kể vào việc đạt mục tiêu thỏa mãn nhu cầu thông tin của người sử dụng.

            - Dịch vụ số hoá tài liệu và cung cấp tài liệu số hóa với nhiều dạng doc, pdf, ảnh,…

            - Dịch vụ cập nhật thông tin hiện hành (Current Awareness Services – CAS): các TVĐH thường xuyên thông báo kịp thời, thường xuyên và liên tục trên cổng thông tin về các tài liệu mới xuất bản liên quan đến các lĩnh vực, các ngành nghề Nhà trường đang đào tạo để các đối tượng người dùng của mình nắm bắt và cập nhật thông tin về các lĩnh vực hoạt động học tập, giảng dạy, nghiên cứu mà mình quan tâm.

            - Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc (Selective Dissemination of Information - SDI) là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin. Dịch vụ này thường cung cấp các sản phẩm là: Thư mục thông báo khoa học bằng ngôn ngữ gốc của tài liệu, thư mục giới thiệu có tóm tắt nội dung tài liệu, cung cấp tài liệu gốc, bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc, địa chỉ truy cập các nguồn tin.

            - Dịch vụ mượn liên thư viện: cho phép người dùng tin có thể tra cứu từ xa vào nguồn tài nguyên của nhiều đơn vị thư viện có liên kết để tiếp cận với nguồn tài liệu điện tử phù hợp với nhu cầu của mình;

            - Dịch vụ cung cấp các nguồn tài nguyên giáo dục mở;

            * Nhóm dịch vụ tư vấn, hỗ trợ người dùng tin

            - Dịch vụ tư vấn trực tuyến qua cổng thông tin Thư viện (web2.0) hoặc qua trang mạng xã hội;

            - Dịch vụ diễn đàn điện tử (trao đổi, thu nhận những thông tin phản hồi từ giảng viên, sinh viên nhằm hoàn thiện các hoạt động thư viện);

            - Dịch vụ cung cấp thông tin chỉ dẫn đến các nguồn bên ngoài: Trên thực tế, khi thư viện không thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ đáp ứng nhu cầu của người dùng thì chuyên viên thư viện sẽ giới thiệu một địa chỉ phù hợp cho người dùng tin tự tìm đến, hoặc sẽ liên lạc với các nhân hoặc cơ quan có khả năng cung cấp thông tin đầy đủ hơn để tư vấn cho người dùng tin của mình [8]

            - Dịch vụ gửi email, tin nhắn qua điện thoại thông báo cho người sử dụng về tình trạng sách họ đặt mượn, tình trạng mượn tài liệu (quá hạn) và phí phạt (nếu có).

            Như vậy có thể thấy các loại hình DVTTĐT ở TVĐH khá phong phú, đa dạng. Hầu hết các dịch vụ đều tập trung cho mục tiêu nghiên cứu, giảng dạy và học tập tại trường đại học. Tuy nhiên sự triển khai các dịch vụ này không đồng đều trong hệ thống TVĐH, những thư viện lớn, được đầu tư nhiều, nguồn lực thông tin lớn, nhân lực trình độ cao sẽ tổ chức được nhiều DVTTĐT hơn. Những TVĐH có các yếu tố nguồn lực thấp hơn sẽ ít tổ chức được các dịch vụ chuyên sâu phục vụ nghiên cứu, giảng dạy, học tập. Các DVTTĐT cũng chưa có sự liên kết chặt chẽ để thành một chỉnh thể mang tính hệ thống xuyên suốt giữa các TVĐH trong cả nước nên để triển khai một hoạt động dịch vụ ở môi trường TVĐH cũng còn gặp nhiều khó khăn. Cần có những giải pháp và sự quan tâm để phát triển hơn nữa hiện trạng hoạt động DVTTĐT ở TVĐH Việt Nam.

2. Những vấn đề về tối ưu hoá quản lý dịch vụ thông tin điện tử

            Công nghệ thông tin và truyền thông với sự bùng nổ của tài nguyên điện tử đang chuyển đổi thực tiễn giảng dạy và hoạt động của các thư viện. Những thách thức từ việc áp dụng và nâng cấp công nghệ; di chuyển ranh giới địa lý, sự thiếu kiên nhẫn của người sử dụng, sự gia tăng nhà cung cấp DVTTĐT bên ngoài, các mạng xã hội, diễn đàn thảo luận điện tử và nhà sách trực tuyến,… tạo ra những thay đổi và thách trong việc tổ chức và quản lý các dịch vụ thông tin. Thực trạng trên yêu cầu các TVĐH phải hiểu sâu hơn về các khó khăn hiện tại và đưa ra các phương pháp phù hợp để giải quyết.

            Mục tiêu chung của quản trị các DVTTĐT ở TVĐH là phát triển chất lượng và hiệu quả của các dịch vụ trên cơ sở cung cấp các dịch vụ phù hợp và làm hài lòng người sử dụng với tổng chi phí thấp nhất. Mục tiêu này đòi hỏi phải tối ưu hóa DVTTĐT, có nghĩa, phải đảm bảo quá trình tổ chức DVTTĐT đem lại hiệu quả cao nhất. Quá trình tối ưu hoá các DVTTĐT chính là làm cho hoạt động DVTTĐT có hiệu quả hơn, giảm chi phí, giảm sai sót và đạt được chất lượng tốt trong việc đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng. Quản lý hoạt động DVTTĐT một cách tối ưu cũng có nghĩa là làm hài lòng người sử dụng và đem lại hiệu quả cho hoạt động thư viện. Để làm được vấn đề này, TVĐH cần phải xây dựng và hoàn thiện các điều kiện lý tưởng để tối ưu hoá đồng thời phải chỉ ra được những phương án nhằm tối ưu hoá hoạt động DVTTĐT trong các TVĐH trên cả nước.

2.1. Điều kiện để tối ưu hoá quản trị DVTTĐT

            Điều kiện để tối ưu hoá DVTTĐT chính là đảm bảo môi trường thuận lợi để DVTTĐT có thể vận hành và phát triển đáp ứng nhanh nhất, tốt nhất những nhu cầu tin từ người sử dụng dịch vụ TVĐH. Những điều kiện đó bao gồm:

            - Cơ chế, chính sách, và tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp tới việc xây dựng và triển khai dịch vụ TTTV điện tử ở TVĐH Việt Nam. Về cơ chế, trên thực tế hiện nay, các TVĐH thường là các đơn vị sự nghiệp đã thực hiện tự chủ hoặc tự chủ một phần, tuy nhiên trong phân cấp quản lý thì TVĐH thường trực thuộc ban giám hiệu. Điều này dẫn đến việc để triển khai một DVTTĐT mới cần có rất nhiều thủ tục và quy trình phù hợp với cơ chế của từng đơn vị trường. Hơn nữa năng lực tài chính của mỗi TVĐH là khác nhau, nếu DVTTĐT đòi hỏi nhiều về vấn đề tài chính sẽ gây khó khăn cho các TVĐH có nguồn kinh phí hạn hẹp, điều này sẽ khó xây dựng được một hệ thống DVTTĐT thống nhất cho toàn bộ hệ thống TVĐH.

            - Sản phẩm thông tin của thư viện: Để thực hiện tốt quá trình tối ưu hoá quản lý DVTTĐT các TVĐH cần xây dựng được hệ thống sản phẩm thông tin điện tử phong phú và đa dạng, có chất lượng cao. Bởi dịch vụ thông tin và sản phẩm thông tin có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ nhau cùng phát triển. Sản phẩm thông tin chính là cơ sở để thư viện triển khai các dịch vụ thông tin. Thông thường mỗi sản phẩm thông tin khi được tạo ra đều gắn với một dịch vụ thông tin tương ứng. Mục đích của DVTTĐT là giúp cho sản phẩm thông tin được khai thác và sử dụng có hiệu quả hơn, giúp cho sản phẩm thông tin có thể tiếp cận được tới người sử dụng.

            - Nguồn nhân lực thư viện: Đội ngũ nhân viên thư viện có trình độ, được đào tạo bài bản về nghiệp vụ thư viện, được trang bị những kĩ năng trong công việc, phong cách phục vụ chuyên nghiệp, sẽ giúp TVĐH dễ dàng triển khai các DVTTĐT.

            - Trình độ và nhận thức của người sử dụng dịch vụ: Để DVTTĐT đạt được hiệu quả cao thì việc nâng cao trình độ và năng lực thông tin cho người sử dụng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Người sử dụng có trình độ cao, nhận thức vấn đề tốt sẽ giúp việc triển khai dịch vụ một cách chính xác, nhanh chóng. Ngược lại nếu sử dụng có trình độ, năng lực thông tin kém sẽ dẫn tới tình trạng làm dịch vụ bị sai lệch hoặc làm chậm quá trình triển khai dịch vụ. Bên cạnh đó, sự phản hồi của người sử dụng dịch vụ sẽ góp phần tương tác với dịch vụ tốt hơn, dịch vụ được cải biến để làm hài lòng người sử dụng và người sử dụng sẽ giúp công tác tổ chức DVTTĐT thêm hoàn thiện.

            - Cơ sở vật chất và trình độ tiến bộ về khoa học công nghệ: Cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc triển khai các  dịch vụ thư viện điện tử. Nếu trang thiết bị, cơ sở hạ tầng còn nghèo nàn, lạc hậu thì  sẽ gây khó khăn cho quá trình tổ chức, triển khai dịch vụ. Ngược lại khi cơ sở vật chất và trang thiết bị đủ mạnh, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động DVTTĐT được tăng cường và đảm bảo thì chất lượng DVTTĐT có thể được nâng cao hơn.

            Có thể thấy những yếu tố như phân tích trên là những yếu tố tác động trực tiếp tới DVTTĐT ở TVĐH. Nếu các yếu tố đó được đầu tư và xây dựng bài bản ngay từ đầu sẽ tạo nên một môi trường lý tưởng cho DVTTĐT phát triển. Tuy nhiên để đồng bộ hoá hết tất cả các yếu tố đó không phải là điều dễ dàng. Chính vì vậy mỗi TVĐH đều phải có giải pháp riêng để phát triển các DVTTĐT sao cho mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

2.2. Các biện pháp để tối ưu hoá quản lý dịch vụ thông tin điện tử

            Trên thực tế, hoạt động của các nhóm DVTTĐT đang triển khai tại nhiều TVĐH ở Việt Nam đã đạt được những hiệu quả nhất định trong việc cung cấp thông tin và đáp ứng các đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng dịch vụ của các đối tượng người sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên bên cạnh đó DVTTĐT tại các TVĐH cũng đang đứng trước những thách thức về việc: tính giá trị của thông tin ngày càng được yêu cầu cao hơn từ phía người sử dụng dịch vụ, đặc biệt người sử dụng dịch vụ trong môi trường TVĐH là những đối tượng người sử dụng có tri thức cao; các sản phẩm thông tin ngày càng phức tạp đòi hỏi phải đào tạo cho người sử dụng và nhân viên thư viện; bộ sưu tập thông tin không còn bị ràng buộc về mặt địa lý; rào cản về chính sách, pháp lý, công nghệ thông tin,… Đứng trước thực tế trên, để tối ưu hoá quản lý các DVTTĐT tại TVĐH Việt Nam, bài viết đề xuất các giải pháp sau:

            - Tạo lập các nguyên tắc để quản lý hiệu quả hoạt động dịch vụ thông tin điện tử

            Để cân bằng sự hài lòng của người sử dụng DVTTĐT với hiệu quả hoạt động thư viện, các TVĐH cần không ngừng đẩy mạnh việc cải tiến hoạt động quản lý DVTTĐT. Trong quản lý hoạt động DVTTĐT, TVĐH cần chú trọng các nguyên tắc sau:

            - Cần xác dịnh được đối tượng người sử dụng dịch vụ mục tiêu dựa trên nhu cầu của họ và phân thành những nhóm riêng biệt. Phát triển các danh mục, chương trình quản lý hoạt động DVTTĐT và tạo ra các gói dịch vụ trên cơ sở kết hợp các dịch vụ cơ bản cho mọi người với những dịch vụ chuyên biệt nhằm tạo ra sự chọn lựa tốt nhất của từng đối tượng người sự dụng đặc thù. Mục tiêu là phục vụ từng nhóm đối tượng này một cách chuyên sâu và đáp ứng tốt nhất sự hài lòng của từng nhóm người sử dụng để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng thông tin và giảm thiểu các chi phí của dịch vụ.

            - Lắng nghe những dấu hiệu và bám sát những thay đổi của thị trường thông tin, dự đoán và lên kế hoạch phù hợp, bảo đảm phân bổ nguồn lực tối ưu. Phải thực hiện quy trình kế hoạch trên cơ sở phân tích tổng hợp, đưa ra các quyết định hoạt động cuối cùng dựa trên tiềm năng thế mạnh của thư viện.

            - Đẩy nhanh sự thay đổi về mặt quản lý, chính sách và công nghệ để thích ứng trong hoạt động DVTTĐT, cố gắng tăng khả năng phản ứng với các dấu hiệu của thị trường thông tin. Cách tiếp cận này giúp tăng khả năng linh hoạt của TVĐH cung cấp DVTTĐT để đưa ra các quyết định xây dựng thuộc tính của sản phẩm thông tin gần hơn với tốc độ thay đổi của cầu của người sử dụng DVTTĐT trên thị trường thông tin.

            - Quản lý hoạt động DVTTĐT đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt để tăng cường khả năng cạnh tranh với những nhà cung cấp thông tin khác, xây dựng niềm tin từ phía người sử dụng và hướng tới sự trung thành của người sử dụng đối với các DVTTĐT mà thư viện tổ chức.

            - Cần xây dựng một hệ thống thông tin đảm bảo giải quyết các yêu cầu tin hàng ngày đồng thời có thể thúc đẩy việc hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định, hỗ trợ lên kế hoạch tổng thể khi cần hướng tới phân bổ nguồn lực hiệu quả. Bên cạnh đó trong quản lý hoạt động DVTTĐT cần xây dựng hệ thống thước đo thành công một cách tổng hợp hướng tới hiệu quả công việc thông qua những chỉ tiêu: thời gian thực hiện, chất lượng dịch vụ, chi phí dịch vụ và bổ trợ khác.

            - Quản lý những khó khăn trong hoạt động dịch vụ thông tin điện tử

            Trong những khó khăn về tổ chức các DVTTĐT hiện nay, có 3 vấn đề đang chiếm vị trí hàng đầu, bao gồm:

            1. Sự bất ổn định của các nguồn cung cấp thông tin mà hệ quả là sự chậm trễ, gián đoạn trong các khâu của DVTTĐT, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu tin một cách nhanh chóng cho người sử dụng hay thậm chí phá hủy nhiều sự tin tưởng của người sử dụng DVTTĐT ở các TVĐH.

            2. Sự thiếu đầu tư trong công đoạn phát triển nguồn tin điện tử cũng như những vấn đề về tính bản quyền của thông tin làm ảnh hưởng tới chất lượng và độ an toàn của thông tin. Những nỗ lực nhằm giảm hết mức chi phí trong các quy trình thu thập, bổ sung và chia sẻ thông tin đã đã làm giảm chất lượng của các quy trình kiểm tra và giám sát tạo điều kiện cho sự có mặt của các thông tin kém chất lượng, chưa thực sự đúng và trúng với nhu cầu của người sử dụng.

            3. Vấn đề dự báo nhu cầu tin. Dự báo là yếu tố quan trọng nhất cho hoạch định chiến lược phát triển dịch vụ. Sự phong phú, đa dạng của nhu cầu tin từ phía người sử dụng đã khiến việc dự báo chính xác nhu cầu tin trở nên vô cùng khó khăn. Nhiều mô hình dự đoán nhu cầu trở nên thiếu chính xác, thậm chí lỗi thời.  [9]

            Những khó khăn trên đã tạo ra các rủi ro trong quá trình tổ chức và vận hành DVTTĐT. Để quản lý những rủi ro này, cần có một đánh giá toàn diện và khách quan các quy trình và phương thức quản lý rủi ro như: Những nhu cầu tin nào đã thay đổi gần đây; Những nhu cầu tin mới; Những tác động của nội dung thông tin đối với khả năng cạnh tranh;… Các nhà quản lý TVĐH cần xem xét vấn đề từ ba góc độ: Những khả năng có thể xảy ra, hiện trạng của thư viện và những chuẩn bị cần thiết.

            Nhận diện được những yếu tố khó khăn và rủi ro trong hoạt động DVTTĐT sẽ giúp các thư viện quản lý tốt hơn các dịch vụ thông tin, giảm thiểu những sai sót trong quá trình tiến hành dịch vụ và có những biện pháp thích hợp để cải tiến chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của người sử dụng các DVTTĐT.

            - Quản lý chi phí dịch vụ thông tin điện tử

            Tối ưu hoá hoạt động quản lý DVTTĐT cũng liên quan tới việc giảm thiếu tới mức thấp nhất các chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng và tổ chức dịch vụ. Các chi phí đó bao gồm: chi phí về nhân sự, chi phí về trang thiết bị hỗ trợ dịch vụ, chi phí về không gian địa điểm, chi phí về quá trình tổ chức dịch vụ, chi phí cho việc chia sẻ và phổ biến các thông tin điện tử,… Các TVĐH phải xây dựng được phương án tiết kiệm chi phí cao nhất trong điều kiện cho phép như: liên kết dữ liệu, tận dụng các nguồn học liệu mở để giảm chi phí bổ sung tài liệu điện tử; Tối giản hoá bộ máy thực hiện DVTTĐT bằng cách chuẩn quá các quy trình của dịch vụ; Tận dụng các yếu tố công nghệ để giảm thiểu các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ,… Tuy nhiên tối giản hoá chi phí cũng đồng nghĩa với việc giữ được giá trị thương hiệu và chất lượng của DVTTĐT.

            - Quản lý việc đánh giá chất lượng dịch vụ thông tin điện tử thường xuyên và định kì

            Đánh giá chất lượng DVTTĐT là cơ sở để xác định hiệu quả hoạt động của các dịch vụ thông tin trong việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng dịch vụ. Hoạt động đánh giá DVTTĐT nên được tiến hành thông qua các kênh thông tin điện tử của TVĐH như: website thư viện, facebook thư viện, email,… hoạt động này tạo nên những cuộc điều tra khảo sát về các hoạt động của thư viện như: nghiên cứu thái độ và thói quen sử dụng, đo lường mức độ hài lòng, thăm dò ý kiến của người sử dụng dịch vụ,… Hoạt động này sẽ tạo được sự chủ động, có sự phản hồi nhanh chóng từ người sử dụng bằng cách trả lời vào bảng hỏi được tạo sẵn. Các hình thức đánh giá điện tử sẽ giúp TVĐH vừa tiết kiệm được chi phí in ấn vừa có thể tích hợp và quản lý tốt hơn kết quả đánh giá DVTTĐT một cách có hệ thống. Dựa vào kết quả khảo sát, các TVĐH sẽ đưa ra những chiến lược phát triển DVTTĐT phù hợp nhằm thoả mãn nhu cầu tin của người sử dụng.

            - Quản lý các yếu tố tác động tới sự phát triển của dịch vụ thông tin điện tử

Các yếu tố về cơ chế, chính sách, nhân lực, sản phẩm, cơ sở vật chất và trình độ tiến bộ khoa học công nghệ,… đã tác động lớn đến việc tối ưu hoá hoạt động DVTTĐT. Hướng tới của việc tối ưu hoá quản lý DVTTĐT là làm hài lòng người sử dụng dịch vụ và nâng cao hiệu quả, cải thiện được chất lượng DVTTĐT cho các TVĐH ở Việt Nam. Để quản lý tốt các yếu tố này thì TVĐH cần quan tâm tới các vấn đề sau:

+ Tăng cường xây dựng đội ngũ: Cần phát triển đội ngũ làm công tác DVTTĐT chuyên biệt. Đây là nhóm cán bộ phải đảm bảo vừa có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vừa thành thạo về các kĩ năng thông tin, am hiểu về hệ thống thiết bị thư viện và hạ tầng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. Để thu hút và đào tạo được đội ngũ cán bộ này, cần có chính sách và chế độ đãi ngộ riêng, tạo động lực trong công việc để khuyến khích những cống hiến và sáng tạo, đam mê trong việc xây dựng và phát triển các DVTTĐT.

+ Tăng cường qui mô, chất lượng tài liệu và nguồn lực thông tin số: Xã hội công nghiệp 4.0 tạo nên một nền công nghiệp nội dung số vô cùng đa dạng và phong phú. Tuy nhiên để tối ưu hoá được việc sử dụng các nguồn thông tin số và các nội dung số TVĐH cần có các chính sách về việc hỗ trợ và chia sẻ nguồn thông tin học thuật, cung cấp các nguồn học liệu mở, định hướng người sử dụng tiếp cận thông tin một cách dễ dàng hơn. Trong việc phát triển nguồn thông tin điện tử cần xây dựng chính sách phát triển cụ thể, phù hợp với mục tiêu đào tạo của nhà trường, phù hợpvới nhu cầu và thói quen sử dụng của các nhà nghiên cứu, giảng viên, sinh viên và hướng đến nhu cầu đòi hỏi của xã hội.

+ Xây dựng nền tảng DVTTĐT dựa trên web: Web hiện này đã trở thành công cụ làm việc hàng ngày của người cán bộ thư viện và quản lý thông tin để trình bày thông tin, tổ chức các DVTTĐT và xuất bản điện tử. Web trở thành một kỹ năng vô cùng quan trọng của người cán bộ thư viện ngày nay. Các TVĐH nên dùng giao thức TCP/IP và Z39.50 để tổ chức các dịch vụ truyền tin điện tử, tận dụng sự phát triển của mạng xã hội, vạn vận kết nối, trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn để phát triển thêm tính ứng dụng và tiếp thị DVTTĐT của thư viện.

+ Tổ chức thư viện trở thành một môi trường mở, liên kết khai thác tài liệu với các thư viện khác trong cả nước

            TVĐH phải trở thành một trạm trung chuyển thông tin của một hệ thống thông tin toàn quốc và toàn cầu. Những thành tựu của công nghệ thông tin, kỹ thuật, viễn thông là thời cơ để xu hướng này có thể phát triển thuận lợi. Sự tác động của cách mạng cộng nghiệp 4.0 cũng làm thay đổi những quan điểm về chất lượng DVTTĐT với những phân tích liên quan tới trí tuệ nhân tạo, vạn vật kết nối và dữ liệu lớn. Khi tổ chức các DVTTĐT, TVĐH cần cân nhắc tham gia trao đổi tài liệu, kinh nghiệm tổ chức và quản lý thư viện hiện đại, đào tạo chuyên gia, tranh thủ nguồn tài trợ nước ngoài thông qua các dự án phát triển DVTTĐT trong và ngoài nước.

Kết luận

            Trên thực tế, quản lý tối ưu hoá các DVTTĐT tại TVĐH  là một bài toán khó cho các nhà quản lý thư viện hiện đại. Bởi đạt được trạng thái tối ưu hoá trong công tác quản lý đòi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu tố từ cơ chế chính sách, con người, trang thiết bị công nghệ và các điều kiện tác động khác. Đối với các TVĐH có đầy đủ các điều kiện để tiến hành các DVTTĐT, cần chú trọng tới xây dựng chiến lược phát triển, quản lý hiệu quả thông qua các quy trình dịch vụ. Đối với các TVĐH quy mô vừa và nhỏ, cách tốt nhất để quản lý tối ưu hoá DVTTĐT là cần đặt ra mục tiêu rõ ràng, áp dụng thử nghiệm cho một loại hình dịch vụ thế mạnh của thư viện, nắm rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng loại hình DVTTĐT để có thể xây dựng phương án tối ưu nhất.

Tài liệu tham khảo

1.                  Bùi Loan Thùy, Đỗ Thị Thu (2014), Phát triển dịch vụ thông tin trong môi trường điện tử tại thư viện đại học, Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 3, Tr. 7-14.

2.                  Bùi Thị Thanh Diệu (2017), Các dịch vụ thông tin thư viện điện tử và tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ thông tin thư viện điện tử, Sách chuyên khảo: Xây dựng và phát triển thư viện điện tử Việt Nam: Quá khứ - Hiện tại – Tương lai, ISBN: 978-604-62-6801-7, tr. 76-93

3.                  Bùi Thị Thanh Diệu (2018), Phát triển các dịch vụ thư viện thông minh dưới tác động của xã hội hiện đại, Sách chuyên khảo: Thư viện thông minh 4.0: Công nghệ - Dữ liệu – Con người, ISBN: 978-604-62-6372-2, p. 76-90

4.                  Gladys Cotter, Bonnie Carroll, Gail Hodge and Andrea Japzon (2005), Electronic collection management and electronic information services, access at: https://apps.dtic.mil/dtic/tr/fulltext/u2/p014051.pdf

5.                  Jager, K. (2006), Towards establishing an integrated system of quality assurance in South African higher education libraries // World library and information congress: 72nd general conference and council. - Korea, 2006.

6.                  Manjunatha K (2013), Managing Information Services in Challenging Digital Environment: A Special Reference to Management Libraries, Tenth AIMS International Conference on Management, 1901-1907

7.                  Marshall Breeding (2018), Smarter Libraries through Technology, Smart Libraries Newsletter, ALA TechSource, American Library Association

8.                  Nguyễn Hồng Sinh (2018), Dịch vụ thông tin - thư viện, TP.HCM, NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.

9.                  Tam, Lawrence W H and Robertson, AC (2002), Managing Change: Libraries and Information Services in the Digital Age. Library Management, 23(8/9): 369-377.

10.             Walker, G H; Stanton, N A; Jenkins, D P; Salmon, PM and Rafferty L (2010), From the 6 Ps of Planning to the 4 Ds of Digitization, Difficulties, Dilemmas and Defective Decision making, International Journal of Human Computer Interaction, 26(2-3), 173- 188.

                                                                                                          TS. Bùi Thị Thanh Diệu – Đại học Khánh Hoà

                                                                                                    Đồng Thị Thanh Thoan – Đại học Công nghệ Đồng Nai

 

 
Tổng quan