I. LĨNH VỰC CÔNG TÁC SINH VIÊN
1.1. Thủ tục Mượn tài liệu trong hồ sơ sinh viên, có 01 quy trình thực hiện (Mã số quy trình: QT.01-CTSV):
- Thời gian giải quyết: 01 ngày làm việc
- TTHC được công bố tại Quyết định số 939/QĐ-ĐHKH ngày 20/9/2023 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khánh Hòa.
|
Đơn vị
|
Bước thực hiện
|
Tên bước thực hiện
|
Trách nhiệm
thực hiện
|
Nội dung công việc
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
Thời gian (ngày)
|
Ghi
chú
|
|
Phòng Công tác sinh viên
|
Bước 1
|
Hoàn thành đơn (trực tiếp)
|
Sinh viên
|
- Tải mẫu đơn tại Website trường Đại học Khánh Hòa
(Mục: Biểu mẫu sinh viên).
- Điền đầy đủ thông tin. (Chuyển bước 2)
|
CTSV.QT01.BM01
(Mẫu Giấy đề nghị mượn tài liệu trong hồ sơ sinh viên).
|
|
|
|
Bước 2
|
Tiếp nhận Đơn đề nghị mượn tài liệu
|
Bộ phận Tiếp nhận
|
Xem xét, kiểm tra:
- Trường hợp đơn chưa đầy đủ, chính xác: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để sinh viên bổ sung, hoàn thiện.
- Trường hợp đơn hợp lệ: Tiếp nhận đơn chuyển lãnh đạo phòng ký duyệt. (Chuyển bước 3)
|
- Giấy đề nghị mượn tài liệu trong hồ sơ sinh viên
- Thẻ sinh viên.
- Phần mềm Quản lý sinh viên
|
1
|
|
|
Bước 3
|
Duyệt đơn
|
Lãnh đạo phòng
|
Ký duyệt đơn chuyển nhân viên phụ trách hồ sơ.
(Nếu đồng ý thì Chuyển bước 4, không đồng ý thì kết thúc quy trình, thông báo kết quả cho sinh viên).
|
- Giấy đề nghị mượn tài liệu trong hồ sơ sinh viên
- Phần mềm Quản lý sinh viên
|
|
Bước 4
|
Bàn giao tài liệu
|
Nhân viên phụ trách hồ sơ
|
- Tra cứu hồ sơ, tìm tài liệu theo yêu cầu sinh viên.
- Bàn giao tài liệu cho sinh viên theo yêu cầu.
- Sinh viên ký xác nhận vào sổ mượn/trả tài liệu ghi rõ thời gian mượn/trả.
(Chuyển bước 5).
|
- Phần mềm Quản lý sinh viên;
- Tủ Lưu hồ sơ giấy;
- CTSV.QT01.BM02
(Sổ lưu mượn/trả tài liệu)
|
|
Bước 5
|
Nhận lại
hồ sơ
|
Nhân viên phụ trách hồ sơ
|
- Nhận lại tài liệu và trả vào hồ sơ sinh viên.
- Cho sinh viên ký xác nhận trả hồ sơ.
(Kết thúc quy trình).
|
- Phần mềm Quản lý sinh viên;
- Tủ Lưu hồ sơ giấy;
- Sổ lưu mượn/trả tài liệu theo CTSV.QT02.BM01
|
Đúng
thời hạn trả
|
|
|
Hồ sơ được lưu tại phòng Công tác sinh viên, thời gian lưu 01 năm.
|
|
Thành phần hồ sơ lưu:
- Đơn đề nghị mượn tài liệu (theo biểu mẫu: CTSV.QT01.BM01)
- Sổ lưu mượn/trả tài liệu (theo biểu mẫu: CTSV.QT01.BM01)
|