Bắt đầu từ tháng 8/2024, Trường Đại học Khánh Hòa triển khai áp dụng công nghệ mã QR trong việc thu học phí. Đây là giải pháp hiện đại tạo ra sự thuận tiện cho sinh viên, học viên (sau đây gọi tắt là người học) và đại diện người học của Trường Đại học Khánh Hòa trong việc thực hiện việc thanh toán học phí, các khoản thu khác theo quy định.

Giải pháp thanh toán tiện lợi và chính xác: Mã QR cho mỗi người học

Trước khi áp dụng công nghệ QR Code, người học Trường Đại học Khánh Hòa phải thực hiện thanh toán học phí qua chuyển khoản ngân hàng. Quy trình này đòi hỏi người học phải nhập chính xác mã số sinh viên hoặc họ tên đầy đủ. Điều này gây không ít hạn chế, đặc biệt khi người thân hay phụ huynh đóng học phí thay cho người học mà không thể nhập đúng thông tin, khiến cho việc xác định giao dịch gặp nhiều khó khăn. Để đảm bảo tính chính xác, kế toán viên của trường phải dò lại biến động tài khoản, kiểm tra nội dung chuyển khoản, và sau đó nhập thủ công vào hệ thống phần mềm quản lý học phí. Quy trình này mất thời gian đồng thời có thể dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu chung.

Để giải quyết những vấn đề nêu trên, từ tháng 8/2024, Trường Đại học Khánh Hòa đã hợp tác với Công ty PSC triển khai dịch vụ thanh toán học phí trực tuyến, tích hợp công nghệ QR Code trên Trang Thông tin điện tử của trường. Mỗi người học sẽ được cấp một mã QR cá nhân, liên kết trực tiếp với tài khoản học phí của mình. Khi quét mã QR, hệ thống sẽ tự động cập nhật và gạch nợ học phí, đồng thời xuất hóa đơn thanh toán ngay lập tức. Giải pháp này không chỉ giúp tăng tính chính xác mà còn đem lại sự linh hoạt. Bất kỳ ai, từ sinh viên, phụ huynh đến người thân đều có thể thanh toán thay mà không cần phải nhập thêm thông tin.

Cụ thể, sinh viên, học viên mới trúng tuyển kỳ tuyển sinh vào Trường Đại học Khánh Hòa sẽ nhận được mã QR để thực hiện đóng học phí, mã QR được in ngay trên Giấy báo nhập học để sinh viên có thể chủ động thực hiện thao tác thanh toán học phí thông qua các ứng dụng di động do các ngân hàng cung cấp.

Hình 1. Sinh viên, học viên Trường Đại học Khánh Hòa mới nhận giấy báo nhập học và quét mã QR để thực hiện thanh toán học phí

Đối với sinh viên khóa trước, việc lấy mã QR được thực hiện thông qua trang Thông tin điện tử http://daotao.ukh.edu.vn liên kết đến Cổng thanh toán tại địa chỉ: https://e-bills.vn/pay/ukh

Hình 2. Giao diện trên hệ thống để sinh viên khóa trước nhận mã QR

Ngoài phương thức thanh toán trực tuyến qua mã QR, nhà trường vẫn duy trì các hình thức truyền thống như chuyển khoản ngân hàng hoặc thanh toán trực tiếp tại quầy giao dịch. Tuy nhiên, thanh toán qua mã QR sẽ nhanh chóng và chính xác hơn nhiều, giúp giảm thiểu sai sót.

Một số kết quả khả quan

Đến ngày 10/12/2024, việc triển khai phương thức này đã đạt được kết quả đáng chú ý. Có tổng cộng 5110 giao dịch thanh toán học phí thông qua mã QR-Code, trong đó có 5010 giao dịch thanh toán học phí của sinh viên hệ đào tạo chính quy. Đối với hệ đào tạo liên thông từ trung cấp, cao đẳng lên đại học, Trường cũng đã triển khai đến các học viên, kết quả từ tháng 10/2024 đến ngày 10/12/2024 có tổng cộng 100 giao dịch thanh toán học phí được thực hiện bằng hình thức quét mã QR.

Bảng số liệu thống kê lượt giao dịch thanh toán học phí qua mã QRtừ tháng 8/2024 đến ngày 10/12/2024

(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính, Trường Đại học Khánh Hòa)

Biểu đồ so sánh số lượt giao dịch thanh toán học phí qua mã QR và qua các hình thức khác từ tháng 8/2024 đến ngày 10/12/2024

(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính, Trường Đại học Khánh Hòa)

Từ biểu đồ trên có thể thấy, tỷ lệ sử dụng phương thức thanh toán học phí bằng quét mã QR chiếm phần lớn tổng số lượt giao dịch. Với những lợi ích vượt trội so với phương thức truyền thống, đa số người học và đại diện người học đã lựa chọn và thích nghi nhanh chóng với phương thức thanh toán hiện đại này.

Lợi ích từ việc áp dụng công nghệ QR trong thanh toán học phí

Việc ứng dụng công nghệ mã QR trong thanh toán học phí tại Trường Đại học Khánh Hòa đã mang lại những lợi ích thiết thực, việc giao dịch thanh toán học phí trở nên đơn giản hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu các sai sót không đáng có, tạo điều kiện thuận lợi nhất của người học.

Đối với phòng chuyên môn phụ trách, việc triển khai phương thức thanh toán mới này giúp giảm tải công việc đáng kể. Thay vì phải kiểm tra và xử lý thủ công từng giao dịch, hệ thống tự động nhận diện khoản thanh toán, gạch nợ và xuất hóa đơn ngay khi giao dịch hoàn tất. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc của kế toán viên. Mọi giao dịch đều được đồng bộ ngay lập tức trên hệ thống, giúp giảm thiểu tối đa sai sót và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận khoản thanh toán.

Việc ứng dụng công nghệ mã QR trong thanh toán học phí không chỉ là bước tiến trong chuyển đổi số của Trường Đại học Khánh Hòa mà còn thể hiện nỗ lực của Nhà trường trong việc cải thiện chất lượng cung cấp dịch vụ dành cho người học góp phần nâng cao mức độ hài lòng của người học đối với sự phục vụ của Trường. Với những lợi ích rõ rệt, giải pháp này sẽ tiếp tục được mở rộng trong thời gian tới, góp phần xây dựng một môi trường giáo dục chuyên nghiệp, hiện đại./.

                                  Phòng Kế hoạch – Tài chính