Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng căn dặn: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Lời dạy ấy của Người đến nay vẫn còn nguyên giá trị thời đại, đặc biệt trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra mạnh mẽ. Nhận thức sâu sắc điều đó, Đảng và Nhà nước ta luôn xác định công tác lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ “gìn giữ di sản” quá khứ, mà còn là nguồn tài nguyên chiến lược để kiến tạo tương lai. Lưu trữ trong kỷ nguyên mới đang chuyển mình để trở thành “trái tim” của hệ thống quản trị thông tin quốc gia.

Hành lang pháp lý: Bệ phóng vững chắc cho chuyển đổi số

Quyết tâm chính trị của Đảng và Nhà nước được cụ thể hóa bằng việc xây dựng và hoàn thiện đồng bộ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, tạo hành lang pháp lý thông thoáng và vững chắc. Một dấu mốc mang tính bước ngoặt lịch sử là việc Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định này đã tạo ra một cuộc cách mạng trong lề lối làm việc của cơ quan nhà nước: lần đầu tiên quy định bắt buộc về quy trình soạn thảo, ký số và quản lý văn bản hoàn toàn trên môi trường mạng. Đây là bước chuyển mình quyết định, thay đổi thói quen từ "văn bản giấy" sang “văn bản điện tử”, đặt viên gạch đầu tiên cho việc hình thành kho lưu trữ số quốc gia.

Tiếp nối đà phát triển đó, Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” đã khẳng định tầm nhìn dài hạn trong việc giải quyết bài toán quản lý khối lượng dữ liệu số khổng lồ. Đặc biệt, sự kiện nổi bật nhất, khẳng định sự cam kết mạnh mẽ của Quốc hội và Chính phủ, chính là việc Quốc hội khóa XV đã thông qua Luật Lưu trữ (sửa đổi) năm 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025). Với một chương riêng biệt quy định về Lưu trữ tài liệu điện tử, Luật đã chính thức xác lập giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số ngang hàng với tài liệu giấy. Quy định này đã tháo gỡ hoàn toàn những “điểm nghẽn” về cơ chế, xóa bỏ tâm lý e ngại về tính pháp lý của dữ liệu số, tạo nền tảng vững chắc để thực hiện sứ mệnh số hóa toàn diện ngành lưu trữ.

Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính, Chủ tịch Ủy ban Quốc gia về chuyển đổi số, đã nhấn mạnh: “Dữ liệu là nguồn tài nguyên mới. Tài nguyên thiên nhiên càng khai thác càng cạn kiệt, nhưng dữ liệu càng khai thác, càng chia sẻ thì đất nước càng phát triển”. (Phát biểu tại Chương trình chào mừng Ngày Chuyển đổi số quốc gia 10/10/2023 với chủ đề “Khai thác dữ liệu số để tạo ra giá trị”)

Thấm nhuần tư tưởng chỉ đạo đó, công tác lưu trữ điện tử hiện nay đang chứng minh vai trò gắn kết chặt chẽ với tiến trình cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính phủ số, chính quyền điện tử….

Hình 1: Công tác lưu trữ điện tử ngày càng phổ biển (Ảnh minh họa)

Lưu trữ điện tử: “Trái tim” của Cải cách hành chính

Sự phát triển của lưu trữ điện tử có mối quan hệ hữu cơ và là động lực thúc đẩy tiến trình cải cách hành chính. Một nền hành chính hiện đại không thể vận hành dựa trên những kho tài liệu giấy cồng kềnh, bụi bặm và khó tra cứu. Vai trò này được thể hiện rõ nét qua ba khía cạnh:

Thứ nhất, tối ưu hóa thời gian: Lưu trữ điện tử giúp đơn giản hóa và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Khi tài liệu được số hóa và lưu trữ khoa học, việc tra cứu, trích xuất thông tin diễn ra tức thì chỉ bằng vài thao tác chuột, thay vì mất hàng giờ hay hàng ngày lục tìm trong kho. Điều này trực tiếp nâng cao năng suất lao động của công chức, viên chức và giảm tối đa thời gian chờ đợi của người dân.

Thứ hai, tinh gọn bộ máy và tiết kiệm ngân sách: Việc chuyển đổi sang lưu trữ số giúp tiết kiệm nguồn lực khổng lồ cho việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản và nhân sự quản lý kho giấy. Đồng thời, nó loại bỏ các thủ tục hành chính rườm rà như sao y, chứng thực bản giấy, bởi dữ liệu gốc đã có sẵn và xác thực trên hệ thống.

Thứ ba, minh bạch hóa nền hành chính: Dữ liệu lưu trữ điện tử, khi được phân loại và công bố công khai (trừ tài liệu mật), cho phép người dân và doanh nghiệp tiếp cận thông tin dễ dàng. Đây là công cụ hữu hiệu để tăng cường khả năng giám sát và củng cố niềm tin của xã hội đối với cơ quan công quyền.

Những nhận định trên không chỉ là lý thuyết mà đã được chứng minh sinh động qua thực tiễn triển khai thời gian qua. Kể từ khi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đi vào cuộc sống, việc xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng đã trở thành nề nếp. Tính đến nay, tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước tại các Bộ, ngành, địa phương đã đạt gần 100%. Thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia, hàng chục triệu văn bản điện tử đã được gửi, nhận thông suốt, tiết kiệm hàng ngàn tỷ đồng chi phí giấy tờ, bưu chính mỗi năm. Đặc biệt, việc đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã giúp hình thành kho dữ liệu số quốc gia, tạo điều kiện để người dân chỉ phải khai báo thông tin một lần (như Đề án 06 về dữ liệu dân cư).

Xa hơn câu chuyện cải cách thủ tục, lưu trữ điện tử chính là “viên gạch nền móng” để xây dựng Chính quyền số. Mục tiêu này sẽ không thể thành công nếu thiếu đi nguồn dữ liệu đầu vào chuẩn xác. Trong kỷ nguyên số, dữ liệu được xem là tài sản, là nguồn lực mới. Tài liệu lưu trữ - với đặc thù là những thông tin chính thống, có giá trị pháp lý và lịch sử - chính là nguồn dữ liệu gốc (Master Data) quan trọng nhất của Quốc gia. Việc xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, thống nhất sẽ tạo điều kiện cho việc kết nối, chia sẻ và liên thông dữ liệu giữa các Bộ, ngành, địa phương.

Khi dữ liệu được liên thông, các cơ quan nhà nước có thể khai thác, tái sử dụng thông tin của nhau, xóa bỏ tình trạng “cát cứ dữ liệu”. Hơn thế nữa, kho dữ liệu lưu trữ số khổng lồ (Big Data) khi kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác phân tích, dự báo. Đây là cơ sở để lãnh đạo các cấp ra các quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp thời dựa trên dữ liệu thực chứng (Data-driven decision making).

Có thể khẳng định, những kết quả bước đầu của công tác lưu trữ điện tử chính là những “viên gạch số” vững chắc, không chỉ kiến tạo nên một nền hành chính phục vụ, chuyên nghiệp mà còn hiện thực hóa khát vọng hùng cường của đất nước trong kỷ nguyên số.

Hình 2. Lưu trữ điện tử trên tất cả các lĩnh vực để hướng đến xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử (ảnh minh họa)

Lưu trữ Việt Nam: Sứ mệnh mới, tâm thế mới trong kỷ nguyên Chính phủ số

Dưới sự chỉ đạo quyết liệt của Đảng và Chính phủ, ngành Lưu trữ Việt Nam đang thực hiện cuộc “cách mạng” chuyển mình mạnh mẽ và toàn diện. Mục tiêu đặt ra hiện nay không chỉ dừng lại ở việc “giữ an toàn” tài liệu mà là “phát huy tối đa” giá trị của tài liệu trên không gian mạng.

Trải qua 80 năm hình thành và phát triển, ngành Lưu trữ Việt Nam đang đứng trước vận hội mới với sứ mệnh vinh quang nhưng cũng đầy thách thức. Những thành tựu bước đầu trong việc số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia đã khẳng định vai trò, vị thế của ngành ngày càng được nâng cao trong bộ máy nhà nước. Lưu trữ ngày nay không chỉ là "nơi giữ lại" quá khứ, mà chính là động lực để thúc đẩy tương lai thông qua việc cung cấp dữ liệu đầu vào chuẩn xác cho cải cách hành chính và chỉ đạo điều hành.

Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ chính là bước đi đột phá để hiện đại hóa nền hành chính, đưa kho tàng tri thức của dân tộc đến gần hơn với người dân. Với nền tảng truyền thống 80 năm và tư duy đổi mới sáng tạo, ngành Lưu trữ chắc chắn sẽ hoàn thành xuất sắc mục tiêu: Biến tài liệu lưu trữ thành nguồn lực thiết thực, đóng góp trực tiếp vào công cuộc xây dựng Chính phủ số, vì sự hài lòng của người dân và sự thịnh vượng của quốc gia.

Xuân Phương

Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng căn dặn: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Lời dạy ấy của Người đến nay vẫn còn nguyên giá trị thời đại, đặc biệt trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra mạnh mẽ. Nhận thức sâu sắc điều đó, Đảng và Nhà nước ta luôn xác định công tác lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ “gìn giữ di sản” quá khứ, mà còn là nguồn tài nguyên chiến lược để kiến tạo tương lai. Lưu trữ trong kỷ nguyên mới đang chuyển mình để trở thành “trái tim” của hệ thống quản trị thông tin quốc gia.

Hành lang pháp lý: Bệ phóng vững chắc cho chuyển đổi số

Quyết tâm chính trị của Đảng và Nhà nước được cụ thể hóa bằng việc xây dựng và hoàn thiện đồng bộ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, tạo hành lang pháp lý thông thoáng và vững chắc. Một dấu mốc mang tính bước ngoặt lịch sử là việc Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định này đã tạo ra một cuộc cách mạng trong lề lối làm việc của cơ quan nhà nước: lần đầu tiên quy định bắt buộc về quy trình soạn thảo, ký số và quản lý văn bản hoàn toàn trên môi trường mạng. Đây là bước chuyển mình quyết định, thay đổi thói quen từ "văn bản giấy" sang “văn bản điện tử”, đặt viên gạch đầu tiên cho việc hình thành kho lưu trữ số quốc gia.

Tiếp nối đà phát triển đó, Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” đã khẳng định tầm nhìn dài hạn trong việc giải quyết bài toán quản lý khối lượng dữ liệu số khổng lồ. Đặc biệt, sự kiện nổi bật nhất, khẳng định sự cam kết mạnh mẽ của Quốc hội và Chính phủ, chính là việc Quốc hội khóa XV đã thông qua Luật Lưu trữ (sửa đổi) năm 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025). Với một chương riêng biệt quy định về Lưu trữ tài liệu điện tử, Luật đã chính thức xác lập giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số ngang hàng với tài liệu giấy. Quy định này đã tháo gỡ hoàn toàn những “điểm nghẽn” về cơ chế, xóa bỏ tâm lý e ngại về tính pháp lý của dữ liệu số, tạo nền tảng vững chắc để thực hiện sứ mệnh số hóa toàn diện ngành lưu trữ.

Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính, Chủ tịch Ủy ban Quốc gia về chuyển đổi số, đã nhấn mạnh: “Dữ liệu là nguồn tài nguyên mới. Tài nguyên thiên nhiên càng khai thác càng cạn kiệt, nhưng dữ liệu càng khai thác, càng chia sẻ thì đất nước càng phát triển”. (Phát biểu tại Chương trình chào mừng Ngày Chuyển đổi số quốc gia 10/10/2023 với chủ đề “Khai thác dữ liệu số để tạo ra giá trị”)

Thấm nhuần tư tưởng chỉ đạo đó, công tác lưu trữ điện tử hiện nay đang chứng minh vai trò gắn kết chặt chẽ với tiến trình cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính phủ số, chính quyền điện tử….

Hình 1: Công tác lưu trữ điện tử ngày càng phổ biển (Ảnh minh họa)

Lưu trữ điện tử: “Trái tim” của Cải cách hành chính

Sự phát triển của lưu trữ điện tử có mối quan hệ hữu cơ và là động lực thúc đẩy tiến trình cải cách hành chính. Một nền hành chính hiện đại không thể vận hành dựa trên những kho tài liệu giấy cồng kềnh, bụi bặm và khó tra cứu. Vai trò này được thể hiện rõ nét qua ba khía cạnh:

Thứ nhất, tối ưu hóa thời gian: Lưu trữ điện tử giúp đơn giản hóa và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Khi tài liệu được số hóa và lưu trữ khoa học, việc tra cứu, trích xuất thông tin diễn ra tức thì chỉ bằng vài thao tác chuột, thay vì mất hàng giờ hay hàng ngày lục tìm trong kho. Điều này trực tiếp nâng cao năng suất lao động của công chức, viên chức và giảm tối đa thời gian chờ đợi của người dân.

Thứ hai, tinh gọn bộ máy và tiết kiệm ngân sách: Việc chuyển đổi sang lưu trữ số giúp tiết kiệm nguồn lực khổng lồ cho việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản và nhân sự quản lý kho giấy. Đồng thời, nó loại bỏ các thủ tục hành chính rườm rà như sao y, chứng thực bản giấy, bởi dữ liệu gốc đã có sẵn và xác thực trên hệ thống.

Thứ ba, minh bạch hóa nền hành chính: Dữ liệu lưu trữ điện tử, khi được phân loại và công bố công khai (trừ tài liệu mật), cho phép người dân và doanh nghiệp tiếp cận thông tin dễ dàng. Đây là công cụ hữu hiệu để tăng cường khả năng giám sát và củng cố niềm tin của xã hội đối với cơ quan công quyền.

Những nhận định trên không chỉ là lý thuyết mà đã được chứng minh sinh động qua thực tiễn triển khai thời gian qua. Kể từ khi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đi vào cuộc sống, việc xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng đã trở thành nề nếp. Tính đến nay, tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước tại các Bộ, ngành, địa phương đã đạt gần 100%. Thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia, hàng chục triệu văn bản điện tử đã được gửi, nhận thông suốt, tiết kiệm hàng ngàn tỷ đồng chi phí giấy tờ, bưu chính mỗi năm. Đặc biệt, việc đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã giúp hình thành kho dữ liệu số quốc gia, tạo điều kiện để người dân chỉ phải khai báo thông tin một lần (như Đề án 06 về dữ liệu dân cư).

Xa hơn câu chuyện cải cách thủ tục, lưu trữ điện tử chính là “viên gạch nền móng” để xây dựng Chính quyền số. Mục tiêu này sẽ không thể thành công nếu thiếu đi nguồn dữ liệu đầu vào chuẩn xác. Trong kỷ nguyên số, dữ liệu được xem là tài sản, là nguồn lực mới. Tài liệu lưu trữ - với đặc thù là những thông tin chính thống, có giá trị pháp lý và lịch sử - chính là nguồn dữ liệu gốc (Master Data) quan trọng nhất của Quốc gia. Việc xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, thống nhất sẽ tạo điều kiện cho việc kết nối, chia sẻ và liên thông dữ liệu giữa các Bộ, ngành, địa phương.

Khi dữ liệu được liên thông, các cơ quan nhà nước có thể khai thác, tái sử dụng thông tin của nhau, xóa bỏ tình trạng “cát cứ dữ liệu”. Hơn thế nữa, kho dữ liệu lưu trữ số khổng lồ (Big Data) khi kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác phân tích, dự báo. Đây là cơ sở để lãnh đạo các cấp ra các quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp thời dựa trên dữ liệu thực chứng (Data-driven decision making).

Có thể khẳng định, những kết quả bước đầu của công tác lưu trữ điện tử chính là những “viên gạch số” vững chắc, không chỉ kiến tạo nên một nền hành chính phục vụ, chuyên nghiệp mà còn hiện thực hóa khát vọng hùng cường của đất nước trong kỷ nguyên số.

Hình 2. Lưu trữ điện tử trên tất cả các lĩnh vực để hướng đến xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử (ảnh minh họa)

Lưu trữ Việt Nam: Sứ mệnh mới, tâm thế mới trong kỷ nguyên Chính phủ số

Dưới sự chỉ đạo quyết liệt của Đảng và Chính phủ, ngành Lưu trữ Việt Nam đang thực hiện cuộc “cách mạng” chuyển mình mạnh mẽ và toàn diện. Mục tiêu đặt ra hiện nay không chỉ dừng lại ở việc “giữ an toàn” tài liệu mà là “phát huy tối đa” giá trị của tài liệu trên không gian mạng.

Trải qua 80 năm hình thành và phát triển, ngành Lưu trữ Việt Nam đang đứng trước vận hội mới với sứ mệnh vinh quang nhưng cũng đầy thách thức. Những thành tựu bước đầu trong việc số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia đã khẳng định vai trò, vị thế của ngành ngày càng được nâng cao trong bộ máy nhà nước. Lưu trữ ngày nay không chỉ là "nơi giữ lại" quá khứ, mà chính là động lực để thúc đẩy tương lai thông qua việc cung cấp dữ liệu đầu vào chuẩn xác cho cải cách hành chính và chỉ đạo điều hành.

Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ chính là bước đi đột phá để hiện đại hóa nền hành chính, đưa kho tàng tri thức của dân tộc đến gần hơn với người dân. Với nền tảng truyền thống 80 năm và tư duy đổi mới sáng tạo, ngành Lưu trữ chắc chắn sẽ hoàn thành xuất sắc mục tiêu: Biến tài liệu lưu trữ thành nguồn lực thiết thực, đóng góp trực tiếp vào công cuộc xây dựng Chính phủ số, vì sự hài lòng của người dân và sự thịnh vượng của quốc gia.

Xuân Phương

Nguồn: https://cchc.khanhhoa.gov.vn/vi/tin-noi-bat/nganh-luu-tru-viet-nam-80-nam-phung-su-to-quoc-va-buoc-chuyen-minh-trong-ky-nguyen-so